Od 1 stycznia 2018 r. już wszyscy vatowcy są podatnikami zobowiązanymi do prowadzenia elektronicznej ewidencji VAT (rejestru zakupu i sprzedaży VAT) i przesyłania jej jako JPK_VAT organom skarbowym. Obowiązek prowadzenia ewidencji VAT przewidziany został w art. 109 ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Jej zadaniem jest umożliwienie prawidłowego ustalenia kwot podatku. Z kolei podstawę prawną dla przesyłania przez podatników VAT informacji w formie JPK o zakupach i sprzedaży wynikających z tejże ewidencji stanowi art. 82 § 1b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.Wygenerowanie pliku polega na przetworzeniu danych zaczerpniętych z rejestrów do określonego urzędowo formatu. W takim formacie (XML) jest on dostarczany Ministerstwu Finansów. Termin wysłania JPK_VAT upływa 25. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Podatnicy rozliczający się kwartalnie również obowiązani są przesyłać JPK_VAT co miesiąc.
Informacje JPK_VAT mogą zawierać błędy. Ich wykrycie może nastąpić na skutek weryfikacji dokonanej przez administrację skarbową lub samych podatników.
Podkreślić należy, że w przypadku kwartalnych rozliczeń VAT rośnie prawdopodobieństwo pojawienia się rozbieżności pomiędzy kwotami wykazanymi w deklaracji a sumami kwot zawartymi w pliku JPK_VAT składanym co miesiąc. Podatnicy rozliczający się kwartalnie powinni więc szczególnie dokładnie księgować faktury z każdego miesiąca.
Błędy w JPK_VAT
Urzędowej analizy plików JPK_VAT dokonuje Centrum Analiz i Planowania Administracji Podatkowej przy Izbie Administracji Skarbowej we Wrocławiu. Do tego celu wykorzystuje elektroniczne narzędzie ANALIZATOR_JPK. Najczęściej stwierdzanymi uchybieniami są:
- rozbieżności pomiędzy plikami JPK_VAT a deklaracjami VAT; błąd ten ma zwykle źródło w tym, że podatnik, zauważywszy błąd w rozliczeniu VAT, koryguje deklarację, zapominając o poprawieniu pliku JPK_VAT;
- nieścisłości w kwotach transakcji wykazanych przez kontrahentów w swoich JPK_VAT;
- uwzględnianie faktur wystawionych przez podmioty niebędące czynnymi podatnikami VAT.
Podatnicy, którzy przesyłają pliki JPK_VAT zawierające błędy, są przez Ministerstwo Finansów zawiadamiani drogą esemesową lub mejlową o zauważonych uchybieniach wraz z prośbą o skontrolowanie przesłanych plików i w razie potwierdzenia nieprawidłowości o złożenie korekty. Z kolei urząd skarbowy może podatnika wezwać do sporządzenia korekty pliku w ramach czynności sprawdzających.
Złożenie błędnego JPK_VAT organy skarbowe uznają za przekazanie nieprawdziwej informacji podatkowej, za co ustawa z 10 sierpnia 1999 r. – Kodeks karny skarbowy przewiduje karę grzywny. W przypadkach mniejszej wagi, tj. pomyłki, nie zaś celowego działania, nieskorygowany plik JPK_VAT może zostać uznany za wykroczenie skarbowe również zagrożone karą grzywny, jednak o znacząco niższym wymiarze.
Korekta pliku
Czy błąd w przesyłanym pliku JPK_VAT zostanie wykryty przez podatnika, czy przez organ skarbowy, nie ma znaczenia. Skutek zawsze powinien być taki sam – dokonanie korekty. Trzeba ją sporządzić w każdym przypadku, gdy ma miejsce zmiana raportowanych kwot. Korekta jest również konieczna w razie niewłaściwego oznaczenia stron transakcji – podania błędnego numeru bądź nazwy kontrahenta.
Podstawa do korekty nie wystąpi natomiast, gdy korekta deklaracji VAT dotyczy wyłącznie zmiany kwoty do zwrotu na rachunek i kwoty do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy. Podanie prawidłowych kwot do zwrotu lub przeniesienia w deklaracji VAT ma znaczenie bardzo istotne, natomiast w pliku JPK_VAT w ogóle one nie figurują.
Większość korekt deklaracji VAT będzie pociągało za sobą konieczność korekty JPK_VAT.
Faktura i nota korygująca a konieczność korekty JPK_VAT
W praktyce gospodarczej częste jest wystawianie przez vatowców faktur korygujących, natomiast to, czy fakt ten będzie powodował konieczność korekty pliku JPK_VAT, uzależnione jest od daty zaksięgowania takiego dokumentu. Korekta będzie niezbędna, gdy zmiany wywołane fakturą korygującą będą powodowały sięgnięcie do ubiegłych okresów rozliczeniowych:
- faktura korygująca sprzedaż, która zwiększa podstawę opodatkowania VAT – z reguły wymaga cofnięcia się do okresu pierwotnego dokumentu, czyli powstanie obowiązek korekty JPK_VAT;
- faktura, która koryguje dane formalne – nie spowoduje konieczności korekty deklaracji, ale będzie niezbędna korekta JPK_VAT;
- faktura korygująca zmniejszająca podstawę opodatkowania VAT – gdy warunkiem dokonania księgowania jest otrzymanie potwierdzenia od kontrahenta, zaksięgowanie następuje z tym dniem, czyli na bieżąco; w związku z tym nie będzie obowiązku skorygowania JPK_VAT;
- faktura korygująca zakup, która zwiększa podstawę opodatkowania VAT – ponieważ księgowanie następuje na bieżąco z datą otrzymania dokumentu, korekta pliku JPK_VAT nie będzie konieczna.
Wystawienie noty korygującej – pomimo że nie powoduje żadnych zmian w rozliczeniach i nie ma w związku z tym wpływu na deklarację VAT – powoduje konieczność korekty pliku JPK_VAT. Otrzymanie przez sprzedawcę noty korygującej, wskazującej, że nastąpiła pomyłka w danych nabywcy, a faktura wystawiona była w minionym okresie, skutkuje obowiązkiem skorygowania pliku JPK_VAT. W takim przypadku następuje bowiem zmiana kontrahenta w rejestrze sprzedaży.
Podsumowując, pomyłkami najczęściej zdarzającymi się przy wystawianiu JPK_VAT są:
- rozbieżności pomiędzy JPK_VAT a deklaracją VAT za ten sam okres,
- podział raportu JPK_VAT na kilka plików składających się z oddzielnego pliku z rejestrem VAT zakupu, innego zaś pliku z rejestrem VAT sprzedaży, zamiast łącznego zawierającego oba rejestry,
- przesłanie więcej niż jednego pliku za ten sam okres wbrew zasadzie, że jedna deklaracja VAT za dany okres odpowiada jednemu plikowi JPK_VAT za ten sam okres.
Korekta JPK_VAT polega na ponownym złożeniu pliku zawierającego wszystkie transakcje z poprawnymi danymi i wartościami.
Technicznie polega ona na tym, że w pozycji „cel złożenia” w aktualnie obowiązującym schemacie JPK_VAT (3) pierwotny plik nosi oznaczenie „0” pierwsza korekta – „1”, druga – „2” itd. Korektę JPK_VAT składa się na takich samych zasadach jak pierwotną wersję.
Niekiedy w roku 2018 może powstać konieczność skorygowania pliku JPK_VAT złożonego w roku ubiegłym. Korekta taka różni się nieco od korekty plików przesłanych w roku bieżącym. Wówczas obowiązywał system JPK_VAT w schemacie (2). Numeracja plików była w nim odmienna od stosowanej aktualnie. Jeżeli podatnik złożył w 2017 roku JPK_VAT z oznaczeniem „1” w polu „cel złożenia” (tak nakazywała jego struktura) i następnie przesyłane były korekty z oznaczeniem celu złożenia „2”, kolejna korekta za ten sam okres dokonana w roku 2018 będzie składana według nowej struktury. Należy ją oznaczyć cyfrą „3” bez względu na to, ile korekt w roku 2017 zostało oznaczonych cyfrą „2”.
Nie ma też żadnych ograniczeń liczby korekt ww. pliku. Za ten sam miesiąc podatnik może dokonywać ich wielokrotnie. Dowodem prawidłowego złożenia JPK_VAT jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru dla plików JPK (UPO_JPK).
Adam Okonkwo